山東省菏澤市人民政府辦公室

菏澤市人民政府辦公室關于印發(fā)菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法的通知

菏政辦發(fā)〔2011〕19號


各縣區(qū)人民政府，市政府各部門，市屬各企業(yè)，各大中專院校：
《菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法》已經市政府第25次常務會議研究通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。



二○一一年五月三日

　

菏澤市行政執(zhí)法檔案管理辦法



第一條 為加強行政執(zhí)法檔案管理，促進行政執(zhí)法檔案工作制度化、規(guī)范化，推進依法行政，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國行政處罰法》和《山東省檔案條例》等有關法律、法規(guī)，結合我市實際，制定本辦法。
　　第二條 本市行政區(qū)域內行使行政執(zhí)法權的各級行政執(zhí)法機關，法律、法規(guī)授權的組織，以及受行政執(zhí)法機關委托的行政機關或者具有管理公共事務職能的組織（以下簡稱行政執(zhí)法單位），均應當遵守本辦法。
第三條 本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法單位在實施行政許可、行政處罰、行政強制、行政征收、行政檢查等行政執(zhí)法活動中形成的各種執(zhí)法文書、圖表、聲像和電子載體等歷史記錄。
第四條 市檔案行政管理部門負責全市行政執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督、指導。
縣區(qū)檔案行政管理部門負責本級政府所屬行政執(zhí)法檔案工作的監(jiān)督、指導�！�
　第五條 行政執(zhí)法單位應當建立健全行政執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔和案卷評查制度，提供檔案工作必要的設施，配備檔案工作人員，加強行政執(zhí)法檔案的管理。
第六條 行政執(zhí)法檔案應當由行政執(zhí)法單位集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有。
第七條 行政執(zhí)法單位應將行政執(zhí)法檔案單獨作為一類整理、排列，行政執(zhí)法檔案較少的可作為文書檔案屬類整理。
第八條 行政執(zhí)法單位應當根據(jù)行政執(zhí)法活動的實際，將所形成的下列記錄歸檔：
（一）行政許可（審批），包括行政許可（含變更或延續(xù)行政許可，下同）申請書、受理或不予受理書面憑證、補正材料告知書、當場或實地審查材料、聽取意見材料、舉行聽證材料、招標（拍賣）情況材料、檢驗（檢測、檢疫）結果、專家評審（鑒定）意見、準予行政許可或不予行政許可的書面決定、撤銷（撤回）行政許可決定書、行政許可注銷手續(xù)、行政復議或行政訴訟材料、國家賠償有關材料等。
　�。ǘ�）行政處罰，包括行政處罰決定書、立案（受案）材料、各種證據(jù)材料、聽證材料、擬行政處罰的審查意見、行政處罰告知書、送達憑證、罰沒款票據(jù)、暫緩或分期繳納罰款的材料、行政處罰執(zhí)行材料、行政復議或行政訴訟材料等。
　�。ㄈ�）行政征收，包括行政征收的文件依據(jù)、征收通知書、征收票據(jù)、暫緩或分期繳納材料、強制執(zhí)行材料、行政復議或行政訴訟材料等。
　　（四）行政強制，包括采取行政強制措施的批準文件、現(xiàn)場筆錄、查封（扣押）或解除查封（扣押）清單、凍結或解除凍結存款決定書、督促催告的書面材料、當事人陳述申辯記錄、行政強制決定書、代為履行材料、申請法院強制執(zhí)行材料、法院裁定材料以及行政復議或行政訴訟材料等�！�
　　（五）行政檢查，包括行政許可后的跟蹤監(jiān)督檢查和日常巡回監(jiān)督檢查情況，包括現(xiàn)場勘查（書面、影像資料）記錄、詢問筆錄、檢查結論、現(xiàn)場采取的措施等�！　�
　�。�六）其他行政執(zhí)法活動，包括行政執(zhí)法機關的確認、裁決、給付、獎勵等結論性材料，當事人申請及提供的材料，有關證據(jù)材料，行政執(zhí)法機關的審查意見，以及其他相關材料�！　�
　　第九條 行政執(zhí)法檔案應按照年代、月份、案件排列，一個年代一個流水號，一案一號，一案多盒的加注案件盒號。
　　跨年度的案件執(zhí)行完畢,材料應放于立案時間歸檔�！　� 　
　　第十條 行政執(zhí)法檔案盒內材料應當一件一裝訂，作為正卷保存，其中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的，可以設為副卷。
　　外文及少數(shù)民族文字材料應當附漢語譯文。　
　　第十一條 行政執(zhí)法檔案的盒內材料應當按序排列，依次編寫件號，并統(tǒng)一在有實際內容的每頁材料正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。
　　聲像和電子材料按照有關規(guī)定整理�！�
　　第十二條 行政執(zhí)法檔案的盒內材料應當制作盒內目錄，盒內目錄應當按照規(guī)定的格式逐件填寫。
　　第十三條 檔案盒封面應當填寫單位名稱，檔案盒脊背的全宗號、目錄號在移交檔案館時填寫。
　　第十四條 行政執(zhí)法檔案應當統(tǒng)一裝具。檔案盒及其他裝具由同級檔案行政管理部門按照國家標準監(jiān)制。
　　第十五條 行政執(zhí)法檔案盒內材料破損的應予修補，過小的應襯紙粘貼，過大的應折疊整齊，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。
　　不能隨案卷立卷的證據(jù)，應放入證據(jù)袋中隨卷歸檔，不便附卷的證據(jù)可拍照片附卷。　
　　第十六條 行政執(zhí)法檔案應當建立行政執(zhí)法檔案目錄，一冊目錄內案件編號不得重復。
　　第十七條 行政執(zhí)法檔案應當符合下列要求：
　�。ㄒ唬┎牧蠎�齊全完整；　
　�。ǘ�）正件與附件、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件等，應在一起排列；　　
　�。ㄈ�）有關材料情況說明，應逐項填寫在備考表內，并置于盒尾�！　�
　　第十八條 行政執(zhí)法單位應當在案件終結后60日內將行政執(zhí)法活動中形成的有關記錄歸檔。
　　第十九條 行政執(zhí)法單位對歸檔的檔案，應當編制檢索工具，以滿足檔案提供利用的需要。
　　第二十條 利用行政執(zhí)法檔案，應當按有關規(guī)定辦理手續(xù)，利用結束后，應當及時歸還檔案。
　　任何單位和個人不得在檔案上涂改和作文字標記。　
　　第二十一條 行政執(zhí)法檔案的保管期限執(zhí)行下列規(guī)定：
　�。ㄒ唬�屬于有限自然資源開發(fā)利用、公共資源配置以及直接關系公共利益的特定行業(yè)，直接關系公共安全、人身健康、生命財產安全等方面的行政許可、行政強制、行政處罰的，應當永久保管；　
　　（二）屬于行政確認、行政裁決、行政征收、行政給付、行政獎勵、行政規(guī)劃、行政合同的，應當永久保管；　　
　�。ㄈ�）屬于其他行政執(zhí)法案件的，應定期保管�！　�
　　第二十二條 屬于永久保管的行政執(zhí)法檔案，應在歸檔10年后按有關規(guī)定向同級檔案館移交，并辦理移交手續(xù)。
　　定期檔案保管到期后，可鑒定銷毀�！�
　　第二十三條 對同一事項的行政執(zhí)法活動，由不同的行政執(zhí)法單位分別實施的，所形成的行政執(zhí)法檔案應當向同一檔案館移交。
　　第二十四條 在行政執(zhí)法檔案收集、整理、保護中作出顯著成績的單位和個人，由政府或檔案行政管理部門、行政執(zhí)法單位給予獎勵。
　　第二十五條 違反本辦法的行政執(zhí)法單位，由檔案行政管理部門依法責令限期整改、通報批評或建議同級政府取消其評比先進的資格。
　　對違反本辦法的行政執(zhí)法人員，由主管部門依據(jù)有關規(guī)定給予批評教育、離崗培訓、調離行政執(zhí)法崗位、取消行政執(zhí)法資格等處理。　
　　第二十六條 對因保管不善造成行政執(zhí)法檔案丟失、損毀、泄露國家秘密或偽造、編造、篡改行政執(zhí)法檔案的，由檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》等有關規(guī)定處理；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
　　第二十七條 法律、法規(guī)、規(guī)章對行政執(zhí)法檔案管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
　　第二十八條 本辦法自2011年7月1日起施行。