[ 于澤昕 ]——(2009-12-3) / 已閱13749次
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（ＣＤ－ＲＯＭ）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（ＷＯＲＭ）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
上述這些技術(shù)對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。
三、 確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作 和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內(nèi)的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
�。ㄈ�、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時進行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。
總之，維護電子文件的憑證作用，涉及到多方面因素，它有賴于信息技術(shù)的進步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善，還需要建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這些都是維護電子檔案憑證作用的重要措施。
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